Explorando o Iceberg
O pedido é como um iceberg. Por cima da linha d’água estão a quantidade e o preço. Parece simples, óbvio sem maiores complicações. Mas, assim como no iceberg, o perigo está naquilo que está invisível, sustentando o que está na superfície.
Nove décimos do iceberg estão submersos. Podemos afirmar, também, que nove décimos do trabalho para se chegar a um bom pedido não estão na negociação da quantidade nem no preço final.
Um pedido mal calculado traz consigo um verdadeiro tsunami de perdas e prejuízos.
Se o pedido é insuficiente vai gerar falta do produto, a chamada ruptura. Dependendo da importância do produto para o cliente final, isso provoca perda de venda e imagem. Se a incidência desse tipo de situação for alta, até a perda do cliente.
Se o pedido for exagerado teremos estoque altos com potencial para perda do produto por vencimento. Estoques altos fazem com que o produto fique mais tempo em estoque, aumentando a probabilidade de roubo ou quebra. Se essa prática, de pedidos maior que o necessário, for usual isso poderá comprometer o capital de giro.
Bom, vamos aos fatos, o que se esconde por baixo da linha d’água?
Para dimensionarmos corretamente um pedido precisamos ter pleno domínio sobre as variáveis que podem influenciar seu cálculo.
Em primeiro lugar é importante ter em mente um conceito:
O papel do pedido é providenciar uma quantidade de mercadoria para atender a uma VENDA FUTURA.
Por que estou dizendo isso?
Porque tem muita gente que compra para repor o estoque.
E qual é a diferença?
Muito simples. Suponha que a semana anterior tenha sido de venda muito forte, início de mês, por exemplo. A próxima semana será uma semana de venda mais fraca, pois o pessoal já está abastecido.
Se você compra para atender a venda futura, irá comprar apenas o que falta para atender a esta venda.
Se você compra para repor o estoque fará um pedido muito maior, pois sua última venda foi muito mais alta.
E por que repor o estoque não é uma boa ideia?
Por uma razão muito simples. Repor o estoque significa que você arbitrou, previamente, uma quantidade padrão de estoque para cada produto. A dificuldade é que você tem que fazer isso ANTES de começar a vender o produto. Você não tem histórico de venda, referencial. Para não correr o risco de faltar o produto acaba-se por definir níveis muito altos, nivelamos por cima. E, para terminar de preparar a cova, poucos gestores tem o hábito de rever periodicamente esses níveis. Geralmente o fazem para aumentar o estoque, no caso de uma ruptura.
E como fazer para cobrir uma venda futura? Nesse caso você tem que ter um sistema capaz de prever essa venda com um razoável grau de assertividade. Alguns trabalham com médias, médias móveis, sazonalidades etc…
A dificuldade de acerto aumenta na medida em que o prazo total que o pedido tem que atender aumenta.
Como assim?
Bem, vou explicar os principais fatores que temos que considerar na montagem de um pedido.
Em primeiro lugar a frequência com que fazemos o pedido. Ou seja, de quanto em quanto tempo pedimos esse produto? Diariamente, uma vez por semana, uma vez por mês?
Em segundo lugar, qual é o prazo de entrega desse produto? Um dia, dois, três?
À grosso modo, o período de venda que esse pedido tem que cobrir é o intervalo entre dois recebimentos, ou seja, frequência de pedido mais o prazo de entrega.
Quanto maior for esse número, maior será o risco, a dificuldade de prever a venda, mais fatores podem influenciar o sucesso do pedido. O clima pode mudar, o fornecedor pode atrasar, a concorrência pode apertar, etc…
Intervalos mais curtos entre pedidos diminuem o risco de erro e aumentam nossa capacidade de reação, pois qualquer problema pode ser corrigido no próximo pedido. A questão é que, por resultar em pedidos menores, pode-se perder em poder de barganha ou incidir em maiores custos com frete. Isso tem que ser considerado. A questão do poder de negociação pode ser contornada se considerarmos que a quantidade a comprar ao longo do tempo não muda, o que muda é apenas o tamanho de cada pedido.
O terceiro ponto fundamental é o estoque disponível. Você tem certeza que ele está certo? Você só vai pedir a diferença entre a quantidade da venda futura e o estoque disponível!
Se o estoque estiver errado, kaputz!
Manter controle sobre o estoque requer muita disciplina e um conjunto de boas práticas bem ajustado. Falaremos sobre isso em outro capítulo.
Para finalizar sobre os aspectos relevantes que afetam o pedido
Temos que considerar o nível de serviço do fornecedor e a importância do produto. Ambos irão influenciar diretamente no acréscimo, ou não, de uma segurança a mais no pedido, uma folguinha a mais para prevenir imprevistos.
Se o fornecedor for meio imprevisível, não cumpre com a agenda de visitas, ou não entrega no prazo combinado, ou, pior ainda, não entrega o que promete, lascou. Melhor seria trocar de fornecedor, mas se não der, talvez tenhamos que pedir um pouco a mais. Por exemplo, acrescentar a venda de um ou dois dias no pedido. Preto no branco, ele deveria pagar por isso. Peça desconto, pois a ineficiência é dele.
Mas só reforce a compra se o produto for crítico, um campeão de vendas. Daqueles produtos que quando falta seu cliente reclama. Se for um produto que o cliente nem sabe se faz parte do sortimento da loja, não esquenta. Não vá gastar seu capital de giro com ele. Nos próximos capítulos continuaremos aprofundando os aspectos relacionados com compras.
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